Die effiziente Zuweisung von Ressourcen in Projekten, insbesondere wenn mehrere Projekte gleichzeitig verwaltet werden, kann eine Herausforderung darstellen. Um diesen Herausforderungen zu begegnen und einen klaren Überblick über die verfügbaren Ressourcen zu behalten, ist die Nutzung eines Ressourcenpools in Microsoft Project von entscheidender Bedeutung.
Ressourcenpool erstellen
Um einen Ressourcenpool zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten in Microsoft Project:
- Öffnen Sie Project und wählen Sie "Blank Project" aus.
- Wechseln Sie zum "Resource" Tab und klicken Sie auf den Pfeil neben "Team Planner", dann wählen Sie "Resource Sheet".
- Klicken Sie auf "Add Resources" und importieren Sie vorhandene Ressourceninformationen.
- Für neue Ressourcen geben Sie unter "Work Resource" den Ressourcennamen und Details ein.
Hinweis: Wenn Sie Project Professional mit Project Server verwenden, können Sie auf Unternehmensressourcen zugreifen.
Verwendung des Ressourcenpools
Nachdem Sie den Ressourcenpool erstellt haben, können Sie ihn in anderen Projekten nutzen:
- Öffnen Sie das Projekt, das Ressourcen aus dem Pool nutzen soll.
- Klicken Sie auf "Resource > Resource Pool > Share Resources".
- Wählen Sie "Use resources" und wählen Sie den Ressourcenpool aus.
- Bestimmen Sie, ob der Pool oder das Projekt Vorrang haben soll.
- Klicken Sie auf "OK", und die Ressourcen können im Projekt verwendet werden.
Arbeiten mit Ressourcennutzungsinformationen
Um die Ressourcennutzungsinformationen anzuzeigen und zu aktualisieren, folgen Sie diesen Schritten:
- Öffnen Sie Ihr Projekt.
- Klicken Sie auf "Task > Gantt Chart > Resource Usage".
- Rote Ressourcennamen weisen auf Überlastungen hin.
- Nach Aktualisierungen klicken Sie auf "Resource > Resource Pool > Update Resource Pool".
Beenden der Ressourcenfreigabe
Wenn Sie die Ressourcenfreigabe beenden möchten, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie den Ressourcenpool.
- Klicken Sie auf "Open resource pool read/write".
- Öffnen Sie Ihr Projekt und wählen Sie "Resource > Resource Pool > Share Resources".
- Wählen Sie "Use own resources" und klicken Sie auf "OK".
- Speichern Sie beide Projektdateien.
Weitere Schritte und Tipps
- Erstellen Sie eine separate Projektdatei nur für Ressourceninformationen.
- Ein geteilter Ressourcenpool zentralisiert Informationen und erleichtert die Erkennung von Überlastungen.
- Beachten Sie, dass die Aktualisierung des Ressourcenpools nur im Lesezugriff möglich ist.
Die effektive Nutzung von Ressourcenpools in Microsoft Project ermöglicht eine transparente Ressourcenverwaltung über mehrere Projekte hinweg. Durch klare Strukturen und regelmäßige Aktualisierungen behalten Sie stets den Überblick über Zuweisungen, Kosten und Verfügbarkeiten.